اعتمدت وزارة التعليم، آلية مشاركة الطلاب الخارجية في المدارس الاهلية والعالمية جاء ذلك في تعميم لوزير التعليم وجهه لجميع إدارات التعليم في المناطق والمحافظات
وتضمن التعميم تتولى وكالة التعليم الأهلي اعتماد المشاركات والمسابقات الخارجية والداخلية للمدارس الاهلية والعالمية على أن ترفع طلبات المدارس الاهلية والاجنبية ومدارس الجاليات لمكاتب وإدارات التعليم الأهلي في إدارات التعليم لمراجعتها وفق الضوابط الواردة في دليل مشاركات الطلاب الخارجية وبعثها لوكالة التعليم الأهلي لاعتمادها.
على أن تتعهد المدارس المتقدمة بطلب المشاركات الخارجية بالالتزام التام بالضوابط الواردة في الدليل والانظمة الصادرة بهذا الخصوص ، على أن يتم الرجوع لوزارة التعليم -وكالة التعليم الاهلي- لاعتماد المشاركة على أن تقوم المدارس الأهلية والعالمية برفع طلبات المشاركة والمنافسة الخارجية قبل عقدها بشهرين .
وتضمن التعميم الشروط الواجب توافرها في الفغاليات للموافقة على المشاركة فيها وهي عدم تعارض ضوابط ومضامين الفعاليات الخارجية مع تعاليم الدين الاسلامي وسياسة الدولة وسياسة التعليم في المملكة .وأن تكون محققة لاهداف رؤية المملكة 2030 وتكون الجهة المنظمة لها معتمدة ومعترف بها دوليا.
وتحقق الفعالية مردودا تربويا وعلميا وأن تكون هناك علاقات رسمية للمملكة مع الدولة المستضيفة للفعالية واستقرار الوضع الأمني فيها وموافقة الوزارة على المشاركة ولا تتحمل الوزارة أي تكاليف مالية لاي فعالية ترغب المدرسة المشاركة فيها.
كما أردف التعميم الشروط الخاصة بترشيح الطلبة وهي أن يكون الطالب سعودي الجنسية ، الانتظام في الدراسة التميز في مجال الفعالية ، الاستقامة وسلامة العقيدة والانتماء للوطن وأن يكون لائقا صحيا ونفسيا ، ومناسبة سنه للفعالية.
وألا يتجاوز عمر الطالب عن 18 سنة وقت عقد الفعالية وموافقة ولي الامر وموافقة كتابية من الطالب على المشاركة وضوابطها وجود جواز سفر وتاشيرة سارية المفعول ، موافقة ولي الامر أو من ينوب عنه بتفويض خطي مصدق على مرافقة الطالب إذا كان في المرحلة الابتدائية أو المتوسطة وموافقة ولي أمر الطالبة مرافقتها أو تفويض خطي مصدق لاحد محارمها بمرافقتها.